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13 dicas para otimizar o trabalho do RH das empresas

13 dicas para otimizar o trabalho do RH das empresas
11:00 am ,11 de abril de 2016

Recrutamento e seleção envolve o árduo trabalho de encontrar os talentos certos, e a busca por eles começa na hora de escolher os profissionais para a contratação. Toda empresa que almeja sucesso depende de boas contratações e do setor de RH para encontrar os talentos necessários.

Porém, muitas companhias limitam os recursos disponíveis para o RH, dificultando que o setor consiga contratar bem. Além disso, as equipes de RH são extremamente pressionadas por prazos e pouco tempo disponível, dificultando ainda mais que encontrem a pessoa ideal para o cargo disponível.

Por isso, listamos aqui 13 problemas comuns do RH algumas soluções para minimizar ou resolver estes problemas:

1. Não possuir um sistema que centralize os currículos a serem trabalhados
Os recrutadores geralmente são levados a buscar candidatos de origens diferentes na hora de preencher uma vaga de emprego, dentre elas atuais funcionários da empresa, candidatos de processos anteriores, candidatos do atual processo, indicações, candidatos que já demonstraram interesse em trabalhar na empresa e ex-funcionários. Todas estas são fontes de candidatos válidas e nunca se sabe de qual delas poderá sair o candidato mais aderente ao perfil desejado.

A maioria dos sistemas não oferece uma gestão inteligente que armazene estes currículos em um só lugar, o que prejudica o trabalho do recrutador, dificultando ainda mais um processo que já não é simples.

Em geral, os currículos ficam dispersos em pastas no computador, e-mails ou impressos em pastas físicas esquecidas num armário. Ou seja, muitas vezes o candidato ideal está logo ali, mas pela falta de organização, ele passa despercebido. Nesses casos, o profissional de RH perde tempo, diminui seu desempenho e pode beirar a improdutividade, sofrendo com a enorme dificuldade de encontrar o candidato ideal.

A dica é: procure um sistema que centralize a administração destes currículos de modo que possa acessá-los facilmente por meio de uma única plataforma.

2. Não possuir uma base de própria de currículos de candidatos
Parte da boa contratação reside no fato de o candidato já ter demonstrado interesse em trabalhar na empresa. Portanto, crie formas de capturar os currículos de todos aqueles que desejam trabalhar na sua empresa e faça isso via internet para permitir que o próprio site da companhia trabalhe para o RH atraindo candidatos interessados 24 horas por dia, 7 dias por semana.

3. Não possuir uma base própria de currículos de funcionários
É extremamente importante que o RH tenha uma base de currículos de funcionários não só para ter uma boa visão do perfil profissional da empresa, mas principalmente para vislumbrar promoções, recrutamento interno e adequações.

4. Trabalhar com dados desatualizados
Trabalhar de forma inteligente e com dados atualizados é fator primordial para iniciar um processo seletivo correto e eficiente. No entanto, todo currículo fica velho e começa a ter seus dados desatualizados com o passar do tempo. Quem deve atualizar tais dados? Sem dúvida não é o RH, mas sim os próprios candidatos. Como resolver isso? Utilize um sistema de captação de currículos que permita que os candidatos possam voltar sempre que desejarem, de modo a atualizar suas informações profissionais, bem como seus dados de contato, e que os estimule a fazer isso por meio de uma comunicação constante.

Informações atualizadas na hora de encontrar o melhor candidato para sua vaga são muito importantes para diminuir os custos de contratação e aumentar o desempenho do processo.

5. Perda de informações de profissionais que já passaram por outros processos seletivos
Um grande erro é não manter vivas as informações de candidatos que não foram aproveitados em processos seletivos anteriores. É vital manter tais informações sempre à mão, pois nunca se sabe quando um destes candidatos poderá voltar a ser útil. Infelizmente, raramente os selecionadores rastreiam seus candidatos, o que gera perda de produtividade e retrabalho.

Uma forma de resolver este problema é utilizar um sistema que mantenha o registro destas informações e dos processos de que eles participaram, com um histórico de todos os processos seletivos realizados.

6. Erros com perfil mal informado
É muito comum o selecionador entregar ao cliente interno os finalistas de um processo e receber deste a informação de que os candidatos estão fora do perfil desejado. Por que isso acontece? Falhas ainda são muito comuns na hora de descrever o perfil da vaga ou os requisitos mínimos desejados. Para resolver isso, o selecionador precisa primeiramente perceber que ele cuida de dois perfis diferentes: um é o perfil da vaga, que contém as atribuições do cargo e tarefas que deverão ser realizadas, e outro é o perfil do candidato, que contém as informações da pessoa adequada para exercer aquela função e executar aquelas tarefas.

É muito importante que o RH mantenha registrados todos os cargos e funções da empresa, bem como o perfil ideal e o perfil mínimo desejado para cada um destes cargos.

7. Não utilizar uma ferramenta de análise de perfil comportamental
É difícil detectar em pouquíssimo tempo se o candidato realmente tem as competências desejadas, bem como valores e o perfil comportamental ideal para o cargo pretendido.

Nessa hora, não utilizar uma ferramenta que auxilie a análise do perfil comportamental é como dirigir às cegas, e as chances de errar aumentam muito.

É importante ressaltar que não há certo ou errado numa análise de perfil comportamental: há apenas perfil mais aderente ou menos aderente. Por exemplo, um perfil comportamental que indique uma pessoa muito criativa a torna muito mais indicada para trabalhar num departamento de marketing do que num departamento financeiro. Já uma pessoa mais regrada e que se sinta bem com rotinas faz com que ela tenha uma tendência a ser mais apta para atuar no departamento financeiro do que no de marketing. No entanto, é importante dizer que não se deve contratar ninguém apenas a partir da análise do perfil comportamental, mas sem dúvida esta é uma das importantes ferramentas para se colocar a pessoa certa no lugar certo.

8. Utilizar somente as redes sociais para buscar candidatos
Sabendo da dificuldade em encontrar o candidato ideal, nada mais conveniente do que compreender mais sobre esta pessoa em sua rede social. Lá você encontrará informações que poderão ser úteis para conhecer melhor este candidato.

Porém, é importante dizer que não é sábio procurar seus candidatos somente nas redes sociais, mas é prudente que, quando estiver com os candidatos finalistas em mãos, você analise suas redes sociais e conheça mais sobre eles.

9. Não ter as ferramentas necessárias para encontrar bons profissionais
Escolher o candidato certo para a posição certa e no momento certo não é uma tarefa fácil, mesmo com os diversos recursos tecnológicos disponíveis para traçar o perfil comportamental da pessoa.

Ter uma ferramenta capaz de buscar seu candidato ideal com mais eficácia é essencial e estratégico para o recrutador. Busque uma ferramenta que consiga encontrar o candidato ideal no menor tempo possível. Para isso, analise todas as funcionalidades que esta ferramenta lhe oferece.

10. Perder tempo com longos processos seletivos
O setor de Recursos Humanos vem assumindo importância muito maior em algumas organizações e já não é mais considerado um departamento com meras funções administrativas. Porém, na maioria das empresas, essa área ainda não recebe muitos recursos para trabalhar.

Um dos principais motivos dos processos seletivos se arrastarem é a baixa quantidade de candidatos dentro do perfil desejado. Ao anunciar uma vaga, é necessário aguardar um bom tempo até que ela atraia uma boa quantidade de currículos dentro do perfil. Uma saída para isso é o RH utilizar bases de currículos já constituídas. Nelas, o RH poderá agir mais proativamente e encontrar rapidamente um bom número de currículos de candidatos dentro do perfil desejado.

11. Falta de ferramentas para gerenciar os processos seletivos
Um processo seletivo é composto de diversas etapas e raramente as empresas encontram uma ferramenta única para gerenciar todas elas. São inúmeras etapas que vão desde a definição do perfil da vaga até a contratação do profissional.

O risco de se desperdiçar tempo com as etapas menos importantes é muito grande. Um sistema que una seus currículos em um só lugar, não importando sua origem, que os separe em categorias como “dentro do perfil” e “fora do perfil” e que ajude a identificar os candidatos que tenham interesse em continuar no processo é ideal para se otimizar o tempo na contratação e gerenciar melhor seus processos seletivos.

12. Não conhecer o mínimo dos candidatos antes da entrevista presencial
Muitas vezes os recrutadores acabam chamando dezenas de candidatos para a primeira entrevista sem antes conhecê-los e deparam com perfis completamente diferentes do que se esperava.

Chamar todos esses candidatos para um processo presencial envolve custos altos, além de grande consumo de tempo e energia da área de RH. Chamar candidatos fora do perfil é ainda mais grave nesta etapa, pois gera desperdício de tempo e recursos e pode acarretar uma contratação inadequada, pois na pressão do processo, o selecionador acaba não tendo opções para decidir.

Conhecer mais os candidatos online antes do processo presencial pode minimizar o tempo de seleção, gerar economia de recursos e trazer candidatos mais adequados para a vaga.

13. Não gerenciar os perfis das vagas recorrentes na empresa
Muitas vezes, para repor posições nas equipes, as empresas acabam fazendo repetidos novos processos para o mesmo perfil da vaga. Se a empresa não gerenciar adequadamente as informações já definidas para o perfil da vaga nos processos anteriores, pode acabar tendo retrabalho em cadastrar ou criar novamente o perfil. O ideal é ter um cadastro prévio com informações sobre todos os perfis de vagas que a empresa preenche de maneira recorrente. Ao iniciar um processo seletivo para estas vagas, os requisitos e salários relacionados ao perfil já estão prontos para uso imediato, evitando a repetição desnecessária de tarefas para definir o perfil.

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