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Como gerenciar eventos sociais e empresariais?

Como gerenciar eventos sociais e empresariais?
17:30 pm ,15 de julho de 2016

por Alessandra Espanha

Muitas dúvidas surgem quando se decide realizar um evento, seja ele social ou empresarial: Onde realizar? Como calcular as quantidades de comida e bebida? Como convidar todo mundo?

Há mais de 10 anos planejamos eventos empresariais e sociais e não importa qual é o ramo de atividade ou o tamanho da sua empresa, sempre existem aquelas ocasiões especiais, que acabam pedindo a organização de um evento. Vários são os motivos: Inauguração de loja ou marca, treinamento para funcionários, encontro de gestores, lançamento de novos produtos ou serviços e até mesmo comemoração do aniversário da empresa ou o alcance de metas.

Na semana passada fizemos aqui na WEspanha a primeira Feijoada e contamos com a presença de 70 convidados entre empresários, políticos e formadores de opinião para uma tarde agradável e produtiva. O objetivo do encontro foi fomentar o relacionamento entre os grupos favorecendo o network empresarial e a troca de experiências.

O correto é sempre contratar uma empresa para garantir que toda a gestão do evento saia da maneira adequada. Mas quando o orçamento não permite é preciso manter a calma e seguir algumas dicas que vou passar para que você garanta o sucesso do seu evento.

Você sabe qual é o seu orçamento?
Antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Faça uma planilha para organizar todos os gastos.
Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.

Escolha a data e o local.
Após definido o valor disponível para investir no seu evento o passo seguinte é pensar nas melhores datas e locais.
É bom ter em mente que um planejamento com antecedência pode fazer toda a diferença. Se você deixar para a última hora, provavelmente encontrará poucas opções de data e local disponíveis.

Faça as contas
Poupe seu tempo e dinheiro: antes de orçar buffets e fechar pacotes, saiba o que você realmente precisa. Faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas.

Comunique seus convidados
As opções de convites são infinitas e é interessante considerar as alternativas.

Obtenha feedbacks
O pós-evento é a hora de captar as impressões dos seus convidados, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você. Os recursos mais utilizados atualmente são as redes sociais.

A WEspanha Comunicação Inteligente é especialista em gestão de eventos e você acompanha a cobertura exclusiva de todos eles aqui pelo portal de notícias Perfil WE.

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